Dokumentvorlagen hinzufügen

Mit der Hilfe von Dokumentenvorlagen können die Cockpitbenutzer neue Dokumente bei Bewerbern oder Kontakten anlegen, erzeugen und anfragen. Du gelangst zu Dokumentenvorlagen, indem du auf Systemeinstellung > Dokumentenvorlagen klickst.

Dabei ist die Besonderheit, dass bei der Dokumentenerstellung Variablen automatisch durch die Daten der Bewerber, Kontakte oder Projekte ersetzt werden können.

Dokumententypen

Du kannst verschiedenartige Dokumentvorlagen erzeugen.

Hochladbare Dokumente
Allgemeiner Arbeitsvertrag
Einzelvertrag
Individuelle Dokumente

Hochladbare Dokumentvorlage

Bei einem hochladbaren Dokument kann ein Bewerber oder Kontakt ein gewünschtes Dokument z.B. Immatrikulationszeugnis, Lebenslauf oder Führungszeugnis in seinem Bewerber- oder Jobportal hochladen.

Hochladen notwendig - Damit ein Bewerber das Dokument sieht und hochladen kann, muss die Checkbox Hochladen notwendig aktiv sein. Ist sie inaktiv ist dies ein internes Dokument.

Ist wiederkehrende - Hat das gewünschte Dokument ein Enddatum und wird dadurch ungültig, kann Teamhero automatisch X Tage vor dem Ablauf des Dokumentes ein neues Dokument bei einem Kontakt anfordern. Die Checkbox muss hierfür aktiv sein. Oft wird dies z.B. bei Aufenthaltsgenehmigungen oder Immatrikulationsbescheinigungen benötigt.

Allgemeiner Arbeitsvertrag

In einem Allgemeinen Vertrag kann der Vertragstext inklusive der gewünschten Variablen zur Erstellung eines Arbeitsvertrags erstellt werden. Wird ein Allgemeiner Arbeitsvertrag bestätigt sowie als unterschrieben markiert, werden für den ersten Vertrag automatisch die Kontaktfelder Vertrag von und Vertrag bis aktualisiert. Dieser Typ wird oft als für die Kernarbeitsverträge verwendet.

Individuelles Dokument

Ein individuelles Dokument kann z.B. ein Arbeitsnachweis, Zeugnis, Abmahnung, Kündigung und Zertifikat sein.

Hintergrund hochladen

Ein Administrator kann das gewünschte Briefpapier als JPG oder PNG im DIN A4 Format an die Dokumentenvorlage knüpfen, damit diese als Hintergrund angezeigt wird.

Einzelvertrag

Siehe hier auch den Artikel Einzelvertrag automatisch erzeugen

Dokumentenmarker

Variable	Beschreibung	Allgemeiner Vertrag	Individuelle Dokumente	Einzel-vertrag
{{ salutation }}	Gesamte Anrede	✅	✅	✅
{{ title }}	Titel	✅	✅	✅
{{ first_name }}	Vorname	✅	✅	✅
{{ last_name }}	Nachname	✅	✅	✅
{{ name }}	Vor- und Nachname	✅	✅	✅
{{ email }}	E-Mailadresse	✅	✅	✅
{{ document_title }}	Dokumententitel	✅	✅	✅
{{ street }}	Straße	✅	✅	✅
{{ zip_code }}	Postleitzahl	✅	✅	✅
{{ city }}	Stadt	✅	✅	✅
{{ phone_number }}	Telefonnummer	✅	✅	✅
{{ contract_type }}	Dokumententyp	✅	✅	✅
{{ document_start }}	Dokumentenstartdatum	✅	✅	✅
{{ probation_end }}	Probezeitende	✅	✅	✅
{{ document_end }}	Dokumentenenddatum	✅	✅	✅
{{ document_type }}	Dokumententyp	✅	✅	✅
{{ document_template }}	Dokumentenvorlage	✅	✅	✅
{{ document_description }}	Dokumentenbeschreibung	✅	✅	✅
{{ current_date }}	Heutiges Datum	✅	✅	✅
{{ mission }}	Auftragstitel	❌	❌	✅
{{ mission_location }}	Auftragsadresse	❌	❌	✅
{{ mission_leader }}	Projektleitung	❌	❌	✅
{{ mission_start }}	Auftragsstartdatum	❌	❌	✅
{{ mission_end }}	Auftragsenddatum	❌	❌	✅
{{ mission_duration }}	Auftragsdauer	❌	❌	✅
{{ mission_confirmed_jobs }}	Liste der Jobs	❌	❌	✅
{{ job_payment }}	Jobvergütung	❌	❌	✅
{{ job_task }}	Jobaufgabe	❌	❌	✅
{{ job_area }}	Jobbereich	❌	❌	✅
{{ project_start }}	Projektstartdatum	❌	❌	✅
{{ project_end }}	Projektenddatum	❌	❌	✅
{{ company_name }}	Firmenname	❌	❌	✅
{{ company_street }}	Firmen Straße	❌	❌	✅
{{ company_zip }}	Firmen Postleitzahl	❌	❌	✅
{{ company_city }}	Firmen Stadt	❌	❌	✅
{{ project_number }}	Projektnummer	❌	❌	✅
{{ mission_order_number }}	Auftragsnummer	❌	❌	✅