Wiederkehrende Dokumente anfragen

Für Kontakte können auch wiederkehrende Dokumente w.z.B. eine Immatrikulationsbescheinigung oder eine Aufenthaltsbescheinigung, die ihre Gültigkeit verlieren, angefragt werden. Du gelangst zu Dokumenten, indem du auf Kontakte > Dokumente klickst.

Damit ein Dokument abgefragt werden kann, muss eine Dokumentenvorlage durch den Administrator hinterlegt worden sein. Zu den Dokumentenvorlagen gelangst du - nur mit der Rolle Administrator - indem du auf Systemeinstellungen > Dokumentenvorlagen klickst.

Damit ein Dokument wiederkehrend abgefragt wird, also immer dann, wenn die Gültigkeit auslaufen wird, muss in der Dokumentenvorlage die Funktion Ist wiederkehrend aktiviert werden.

Der Prozess zur Erstellung eines anzufragenden Dokumentes ist identisch zu Dokumente anfragen.

Nun ist der Automatismus aktiviert und X Tage vor dem Auslaufen der Dokumentengültigkeit wird automatisch ein neues Dokument erstellt sowie wird der Kontakt via E-Mail gebeten, die neue gültige Version hochzuladen.

Hier ein Beispiel: Es wurden 30 Tage als Erinnerung definiert und eine Immatrikulationsbescheinigung läuft zum 31.10. aus. Dann wird der Kontakt 30 Tage vorher, also am 01.10. darum gebeten eine neue gültige Version der Immatrikulationsbescheinigung hochzuladen. Das alte Dokumente wird dabei nicht gelöscht.